OUTLOOK ET ONENOTE : gagner du temps et s'organiser

Objectif de la formation :

• Adapter Outlook et OneNote à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser.
• Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
• Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
• Centraliser ses notes et idées dans OneNote.
• Exploiter des ressources collectives pour faciliter le travail collaboratif.

Public concerné et pré requis :

• Tout utilisateur d'Outlook et OneNote (versions 2010, 2013, 2016, 2019 et Office 365).
• Il est nécessaire de maîtriser l'environnement Windows et d’être initié aux fonctions de base d’Outlook.
• Aucun prérequis n’est utile pour OneNote.

Modalités techniques et pédagogiques

• La formation est réalisée à l’aide de support formateur (vidéoprojecteur, documentation, exercices…).
• Pour les stages en entreprise, prévoir une salle de formation : paperboard, vidéoprojecteur.

Suivi et évaluation

• Évaluation à partir d’une étude de cas concrète et interaction permanente entre les participants et le formateur.
• Questions / Réponses tout au long de la formation et passage
• Attestation d’assiduité et de fin stage

Modalités de déroulement

• Formation en intra : durée à définir avec le formateur
• Dates sur-mesure
• 16 centres de formations

Adaptation du programme en fonction du besoin du stagiaire.

Programme :

Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité

• Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
• Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.
• Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types.

Traiter un volume important de mails, s'organiser pour plus d'efficacité

• Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.
• Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.
• Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.
• Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
• Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.
• Transformer un message en rendez-vous ou en tâche.
• Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
• Informer de son absence.

Gérer ses contacts

• Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution.
• Échanger des cartes de visite.
• Importer, exporter des contacts.
• Opérer un publipostage.

Planifier, organiser et prioriser ses activités

• Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
• Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
• Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité.
• Définir des échéances et mettre en place des rappels.

Centraliser ses notes et idées dans OneNote

• Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes.
• Saisir et hiérarchiser ses notes : pages, sous-pages, indicateurs.
• Insérer tous types de notes : texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo.
• Accéder à ses notes depuis son PC, son Smartphone ou sa tablette.

Organiser le travail collaboratif

• Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.
• Organiser des réunions.
• Déléguer et suivre des tâches.

Sur demande : Passage de la certification TOSA pour certifier son niveau de compétences sur les outils informatiques professionnels