OUTLOOK ET ONENOTE : gagner du temps et s'organiser
Objectif de la formation :
- Adapter Outlook et OneNote à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser.
- Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
- Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
- Centraliser ses notes et idées dans OneNote.
- Exploiter des ressources collectives pour faciliter le travail collaboratif.
Public concerné et pré requis :
- Tout utilisateur d'Outlook et OneNote (versions 2010, 2013, 2016, 2019 et Office 365).
- Il est nécessaire de maîtriser l'environnement Windows et d’être initié aux fonctions de base d’Outlook.
- Aucun prérequis n’est utile pour OneNote.
Modalités techniques et pédagogiques
- La formation est réalisée à l’aide de support formateur (vidéoprojecteur, documentation, exercices…).
- Pour les stages en entreprise, prévoir une salle de formation : paperboard, vidéoprojecteur.
Suivi et évaluation
- Évaluation à partir d’une étude de cas concrète et interaction permanente entre les participants et le formateur.
- Questions / Réponses tout au long de la formation et passage
- Attestation d’assiduité et de fin stage
Modalités de déroulement
- Formation en intra : durée à définir avec le formateur
- Dates sur-mesure
- 16 centres de formations
Adaptation du programme en fonction du besoin du stagiaire.
Programme :
Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité
- Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
- Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.
- Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types.
Traiter un volume important de mails, s'organiser pour plus d'efficacité
- Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.
- Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.
- Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.
- Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
- Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.
- Transformer un message en rendez-vous ou en tâche.
- Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
- Informer de son absence.
Gérer ses contacts
- Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution.
- Échanger des cartes de visite.
- Importer, exporter des contacts.
- Opérer un publipostage.
Planifier, organiser et prioriser ses activités
- Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
- Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
- Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité.
- Définir des échéances et mettre en place des rappels.
Centraliser ses notes et idées dans OneNote
- Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes.
- Saisir et hiérarchiser ses notes : pages, sous-pages, indicateurs.
- Insérer tous types de notes : texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo.
- Accéder à ses notes depuis son PC, son Smartphone ou sa tablette.
Organiser le travail collaboratif
- Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.
- Organiser des réunions.
- Déléguer et suivre des tâches.
Sur demande : Passage de la certification TOSA pour certifier son niveau de compétences sur les outils informatiques professionnels