OUTLOOK ET ONENOTE : gagner du temps et s'organiser

Objectif de la formation :

  • Adapter Outlook et OneNote à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser.
  • Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
  • Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
  • Centraliser ses notes et idées dans OneNote.
  • Exploiter des ressources collectives pour faciliter le travail collaboratif.

 

Public concerné et pré requis :

  • Tout utilisateur d'Outlook et OneNote (versions 2010, 2013, 2016, 2019 et Office 365).
  • Il est nécessaire de maîtriser l'environnement Windows et d’être initié aux fonctions de base d’Outlook.
  • Aucun prérequis n’est utile pour OneNote.

 

Modalités techniques et pédagogiques

  • La formation est réalisée à l’aide de support formateur (vidéoprojecteur, documentation, exercices…).
  • Pour les stages en entreprise, prévoir une salle de formation : paperboard, vidéoprojecteur.

 

Suivi et évaluation

  • Évaluation à partir d’une étude de cas concrète et interaction permanente entre les participants et le formateur.
  • Questions / Réponses tout au long de la formation et passage
  • Attestation d’assiduité et de fin stage

 

Modalités de déroulement

  • Formation en intra : durée à définir avec le formateur
  • Dates sur-mesure
  • 16 centres de formations

Adaptation du programme en fonction du besoin du stagiaire.

 

Programme :

Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité

  • Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
  • Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.
  • Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types.

 

Traiter un volume important de mails, s'organiser pour plus d'efficacité

  • Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.
  • Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.
  • Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.
  • Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
  • Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.
  • Transformer un message en rendez-vous ou en tâche.
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
  • Informer de son absence.

 

Gérer ses contacts

  • Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution.
  • Échanger des cartes de visite.
  • Importer, exporter des contacts.
  • Opérer un publipostage.

 

Planifier, organiser et prioriser ses activités

  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
  • Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
  • Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité.
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels.

 

Centraliser ses notes et idées dans OneNote

  • Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes.
  • Saisir et hiérarchiser ses notes : pages, sous-pages, indicateurs.
  • Insérer tous types de notes : texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo.
  • Accéder à ses notes depuis son PC, son Smartphone ou sa tablette.

 

Organiser le travail collaboratif

  • Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.
  • Organiser des réunions.
  • Déléguer et suivre des tâches.

 

 

Sur demande : Passage de la certification TOSA pour certifier son niveau de compétences sur les outils informatiques professionnels

 


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